Gestión documental: conocé una de las áreas más importantes de ExCle

Luciano Dufain, líder del sector, nos cuenta cómo se desarrolla el negocio de la digitalización de documentos, los avances al día de hoy y los desafíos a futuro.

P: ¿Cómo empezó la división de gestión documental en la empresa? ¿Cómo se compone tu equipo y que rol desarrolla cada uno?

L: La unidad de negocios empezó como una inquietud mía. Anteriormente había liderado equipos de digitalización en consultoras ligadas al petróleo y gas y en 2006 tuve la posibilidad de incorporarme a ExCle inaugurando el área. Simplemente con una computadora, un teléfono y un escritorio empecé a darle forma.

Al principio colaboramos en algunos proyectos de la compañía en Venezuela de digitalización en 2007, 2008, 2009 y 2010.

En 2009 conseguimos el primer cliente 100% de la unidad de negocios, el Correo Andreani, a quienes continuamos acompañando hasta el día de hoy. En marzo nos enviaron la primera tanda de documentos a digitalizar. Ese primer año crecimos un 10% mensual, mostrando capacidad y compromiso. Fue a partir de allí que comenzamos a incorporar colaboradores, entre ellos, Guido, Alejandro, Matias y Gabriel que aún siguen en el equipo.

Durante todo el camino recorrido aprendimos mucho. Realizamos cursos, capacitaciones dentro y fuera de la empresa, empezamos a conocer a otros players del mercado, a importadores y comenzamos a desarrollar una identidad de la unidad de negocios consolidando procesos asociados a la calidad.  Esto derivó en la creación de desarrollos propios porque ningún enlatado podía darnos lo que nuestros clientes necesitaban. Entonces esto siempre fue como un taller donde teníamos muchas herramientas y con esas herramientas le dábamos soluciones a quienes nos eligen.

Para el año 2015 ya habíamos incorporado procedimientos para estandarizar nuestros procesos. La creación de normas internas nos permitió ordenar el trabajo y comenzamos a analizar de qué manera nos mostrábamos hacia fuera. Así abrimos un abanico de servicios muy útiles para los clientes.

P: Una de las cosas más sorprendentes es que Andreani fue el primer cliente del sector y aún siguen trabajando con ellos. Esto no es algo muy común de ver.

L: Si, pudimos construir una relación de trabajo orientada a ser colaboradores estratégicos más que meramente proveedores del servicio de digitalización. Tenemos proyectos en marcha y otros que esperamos poder ejecutar en el futuro relacionados a la marca familiar que este año cumple 75 años en el mercado. Este es un trabajo direccionado hacia el lugar de la calidad, de la preservación a largo plazo. Se trata de un proyecto que le da más valor a la unidad de negocios y a nuestro equipo de trabajo.

P: ¿Cuál es la propuesta de valor de nuestro servicio de gestión documental?

L: Yo creo que nuestro diferencial radica en el cumplimiento de los tiempos de entrega, la calidad y la inmediatez en las respuestas. Se trata de la capacidad de respuesta tanto para el trabajo como para la predisposición para resolver problemas del cliente donde nosotros podamos ser útiles. Nuestra dinámica de trabajo es ágil. Todos los clientes valoran el hecho de que “estamos ahí”, el hecho de que no pretendemos vender algo que ellos no necesitan, entender los requerimientos y personalizar el servicio según las necesidades de cada uno. Ser colaboradores y ayudar a mejorar la gestión interna de nuestros clientes. Ayudarlos a cumplir sus objetivos.

P: ¿Qué nos podes contar de la nueva solución de gestión documental que pronto estarán lanzando al mercado?

L: Nuestra propuesta de hosting actual está constituida sobre una plataforma web con certificados de seguridad https, tiene un “estilo Google” asociada a la demanda del cliente. La plataforma cuenta con una barra de búsqueda y filtros. Eso hace todo mucho más dinámico y más responsivo. Los tiempos de búsqueda son más eficientes, podemos tener ilimitada cantidad de usuarios y la capacidad de configurar los roles y los permisos. A su vez, podemos incorporar Analytics y comenzar a utilizar la potencia de los datos en construcción de indicadores, gráficos, proyecciones.

A la plataforma actual que rastrea por hoja de ruta, le agregamos la búsqueda por QR, que son las piezas que entrega la compañía en la actualidad. Hoy le estamos dando la posibilidad de buscar la pieza con todos los datos asociados. Estamos yendo directo a la pieza entregada, que es el core del negocio de nuestro cliente.

Los primeros días de agosto salimos con este host que lo que nos permite es, desde la parte de atrás, construir estas bases de datos que lo que tienen es el ID de la hoja y todas las piezas relacionadas a ese ID. Entonces podemos potenciar las búsquedas y hacer que muchas más áreas de la compañía consuman este sistema y, además, contar con un histórico de piezas.

P: ¿Es la plataforma altamente adaptable a cualquier tipo de cliente y negocio?

L: Por supuesto. Es una plataforma web construida sobre una base Drupal que te permite organizar la plataforma con un gestor y varios colaboradores o, directamente, comprar un theme y personalizarlo a la estética del cliente. Próximamente, la idea es tener un portal exclusivo de gestión documental donde puedan ingresar con un usuario y contraseña a revisar sus archivos.

P: ¿Cómo ven el futuro inmediato del sector?

L: Lo vemos prometedor. Dando pasos firmes con esta aplicación que estamos lanzando. A fin de año ya vamos a tener algunos indicadores para evaluar la performance de la herramienta y, poder así, seguir incorporando funcionalidades. Esta herramienta, que es escalable, está pensada para gestionar y administrar contenidos, es decir, una gestión documental integral.